Een goede voorbereiding op je vergadering

MKB
Jordi Smit
We hebben er niet altijd zin in, maar toch moet het gebeuren: vergaderen. We doen dit gemiddeld zo'n 300 uur per persoon per jaar. Een vergadering valt of staat met een goede voorbereiding, maar hoe pak je dat aan?

1. Begin met je voorbereiding bij de hoofdlijnen

Begin je voorbereiding met de hoofdzaken en denk later pas aan de details. Een veelgemaakte fout is namelijk dat je bezig bent met de inhoud van de vergadering, terwijl je nog geen eens weet waar de vergadering plaatsvindt. Te laat zijn bij een belangrijk gesprek is niet verstandig. Controleer daarom altijd zaken als waar de vergadering plaatsvindt en hoelaat het gesprek is.

2. Verdiep je in de personen

Het is verstandig om alle aanwezigen van tevoren op te zoeken op LinkedIn. Het voordeel daarbij is dat zij hierdoor een notificatie krijgen dat je hun profiel hebt bezocht. Zoek daarnaast op internet wat er over hun te vinden is en verdiep je in de personen die je voor je krijgt. En last but not least: denk na over welke doelstellingen iedere deelnemer tijdens die vergadering zal hebben.

3. Belangrijke voorbereiding: doel vergadering

Eén van de belangrijkste tips voor een goede voorbereiding is: weet wat je tjidens de vergadering wilt bereiken. Als je een duidelijk punt hebt om naar toe te werken, gaat de efficiëntie van de vergadering omhoog. Het is daarom belangrijk om jezelf van tevoren af te vragen wat de belangrijkste inhoud van de vergadering is.

4. Organiseer een conference call

Organiseer een conference call met alle deelnemers voorafgaand aan de meeting. Bespreek hierin de hoofddoelen van de meeting en bevestig de agenda. Zorg er ook voor dat er overeenstemming over de voorbereiding (leesmateriaal, aan te leveren stukken, etc.) door de deelnemers. Indien nodig verstuur de stukken die nodig zijn voor deze voorbereiding.

LEES OOK: 5 tips om als ondernemer goedkoper te reizen

5. Bepaal agenda

Zorg er voor dat je voldoende tijd hebt voor ieder vergaderpunt. Probeer een natuurlijk verloop in de agenda bouwen en eindig niet met meest belangrijke topic. Je hebt misschien de tijd aan het eind van de meeting hard nodig als het bespreken van de ander topics onverhoopt langer duurt dan gedacht.

afbeelding van Jordi Smit
Door: Jordi Smit

Jordi Smit | Redacteur

Bekijk alle artikelen van Jordi