Een feestdagenplanning zonder kopzorgen

Van Sinterklaas tot Oud en Nieuw: het laatste kwartaal van het jaar is een periode waarin persoonlijke agenda’s en bedrijfsbelangen soms botsen. Medewerkers willen graag tijd met familie, vakantie opnemen of simpelweg de drukte ontlopen. Tegelijkertijd draaien veel bedrijven juist piekuren, sluiten ze het jaar af of werken ze aan targets.

Voor ondernemers ontstaat hierdoor een kwetsbare balans: je wilt het team tegemoetkomen zonder dat de bedrijfsvoering eronder lijdt. En elk jaar opnieuw komt dezelfde vraag terug: hoe verdeel je de beschikbare uren eerlijk én efficiënt?

Wat wil je team echt: vrij of flexibiliteit?

Niet iedereen hoeft per se twee weken volledig vrij rond kerst. Vaak zoeken mensen vooral autonomie en begrip. Door in gesprek te gaan met je teamleden ontdek je wat voor hen het belangrijkst is: een middag eerder weg, juist vrij met Oud en Nieuw of de mogelijkheid om thuis te werken.

Met maatwerkoplossingen kom je vaak verder dan met rigide roosters. Een teamlid dat liever op 2 januari vrij is dan op 25 december? Dat biedt ruimte voor een slimmere verdeling.

Tip: Breng vroegtijdig in kaart wie wanneer vrij wil - idealiter al in oktober, sorry voor deze late tips - en stimuleer medewerkers om onderling af te stemmen. Zo ontstaat er een gedeeld verantwoordelijkheidsgevoel.

Strategieën voor een slimme feestdagenplanning

Om tijdens de feestdagen de rust te bewaren én de bezetting rond te krijgen, zijn er verschillende strategieën die ondernemers kunnen inzetten:

Werk met een roulatiemodel. Laat teams jaarlijks wisselen in wie tijdens de feestdagen beschikbaar is.

Stimuleer onderlinge afspraken. Laat medewerkers onderling ruilen of samenwerken om wensen beter te verdelen.

Overweeg een bedrijfssluiting. Is het werkdruktechnisch haalbaar? Dan kan een collectieve sluiting rust geven én discussie voorkomen.

Bied compensatie aan. Denk aan extra vrije dagen op andere momenten of een bonusregeling voor wie wél werkt tijdens piekdagen.

Wees transparant en voorspelbaar. Onduidelijkheid zorgt voor wrijving. Heldere communicatie over het planningsproces voorkomt veel frustratie.

Digitale tools

Het handmatig bijhouden van wensen, roosters en uitzonderingen is inefficiënt en foutgevoelig. Gelukkig zijn er verschillende digitale tools die de feestdagenplanning vergemakkelijken, zoals:
 

• Personio, Shiftbase of Tamigo: Online tools die personeelsroosters, vakantieaanvragen en beschikbaarheid combineren in één overzicht.
• Teams of Slack-integraties: Voor interne communicatie over planning of shifts.
• AI-gestuurde planners: Deze gebruiken voorkeuren en bezettingsdata om automatisch optimale roosters te genereren.

Dergelijke oplossingen besparen tijd, maken het planningsproces transparanter en geven medewerkers meer zicht op hun eigen inzetbaarheid.

Van uitdaging naar kans: bouw aan je werkgeversmerk

Juist in de feestperiode kun je als ondernemer laten zien wat voor soort werkgever je bent. Toon begrip, wees flexibel waar het kan, en communiceer tijdig en eerlijk over wat wel en niet mogelijk is. Medewerkers waarderen dat, en dat komt de sfeer én loyaliteit ten goede.

Een bedrijf dat de feestdagen goed organiseert, oogst meer dan alleen rust op de werkvloer. Het versterkt ook het werkgeversimago, helpt bij het aantrekken van nieuw talent en draagt bij aan een duurzame, gezonde werkcultuur.