Bedrijfsgroei? Zo bouw je een nieuwe afdeling vanaf de grond af aan op

Berry Zwets
Er komen momenten waarop je je realiseert dat één persoon voor bijvoorbeeld klantenservice of marketing niet meer genoeg is. Jouw bedrijf vraagt om een geheel nieuwe afdeling zodat de groei in een versnelling raakt. Hoe zorg je ervoor dat zo’n proces succesvol verloopt? Door de volgende stappen te doorlopen is jouw marktpositie over een aantal maanden een stuk sterker.

Bij het opzetten van een nieuwe afdeling is het afdelingsplan een absolute must. Dit geraamte schetst een beeld van wat je kunt verwachten. Het is daarmee te vergelijken met een businessplan en in eigenlijk niet iets nieuws voor een ondernemer. In het afdelingsplan neem je de volgende onderdelen op:

• Inleiding en visie: waarom moet de afdeling er komen, hoe ziet de huidige situatie eruit en hoe zie je de afdeling voor je?
• Doelgroep en markt: wat zijn de gevolgen voor de bestaande klanten en wat doet de afdeling voor nieuwe klanten?
• Kansen en bedreiging: wanneer is de afdeling een succes en met welke kansen en bedreigingen krijg je dan te maken?
• Personeel: wat voor type mensen en deskundigheid zijn nodig en welke structuur komt er binnen de afdeling?
• Plaats: waar komt de afdeling binnen het pand te zitten en wat is haar plaats in het organogram?
• Productie/dienstverlening: welke producten en/of diensten levert de afdeling en wat is daarvan de toegevoegde waarde?
• Prijs: wat betaal je voor de extra ruimte, de benodigde spullen, het personeel en overige kosten en wat bespaar je ermee?
• Promotie: hoe zorg je ervoor dat andere weten dat de afdeling bestaat en dat zij weten wat de afdeling doet?

Uitbreiding

Na het opstellen van het afdelingsplan is het zaak om te bepalen of je voldoende informatie verzameld hebt. Daar kom je op verschillende manieren achter. Een bepalende factor is bijvoorbeeld de omvang van de divisie, maar ook hoe belangrijk je zelf de nieuwe afdeling inschat. Als er de potentie van een leidende inkomsten bron bestaat, dan wil je extra zekerheid inbouwen. 

Maar ook als je al marktleider in je segment bent, wil je nog meer informatie inwinnen. Voor jou is er immers een te groot risico op reputatieschade aanwezig. Je voelt zelf het beste aan of het afdelingsplan voldoende informatie biedt. Indien je inmiddels tevreden bent, dan kan de oprichting van de nieuwe divisie gaan beginnen. De blauwdruk heb je nu in handen. Besluit je toch meer zekerheid in te willen bouwen met extra informatie, dan komen er meer kosten en tijd bij kijken.

Extra zekerheid

Een goede vervolgstap op het eerder geschreven plan is het raadplegen van de geschreven bedrijfsstrategie en businessplan. Op basis van deze documenten kun je richtlijnen samenstellen die moeten gelden voor de nieuwe divisie. Ter aanvulling van de richtlijnen kun je ook naar andere bedrijven met een zelf soort afdeling kijken. Wellicht zijn er ook voorschriften vanuit bijvoorbeeld de collectieve arbeidsovereenkomst die je kunt gebruiken. De ultieme bevestiging dat je de juiste richtlijnen opstelt, komt na een analyse van de klanten. Zij bepalen uiteindelijk of de nieuwe afdeling een succes wordt, dus neem hun profielschetsen ook mee. 

Brainstormen 

Inmiddels heb je al best wat informatie verzameld. Je bent nu op een goed moment uitgekomen om ook eens wat input van een ander te krijgen. Het is tijd voor een brainstormsessie met het team. Laat ze voor de meeting jouw geschreven stukken lezen, om ook feedback te krijgen. Tijdens de bijeenkomst bepalen jullie samen de belangrijkste projecten en initiatieven voor de komende periode om aan je doelen te voldoen. 

Mogelijk komt er naar voren dat financieel rendabel worden het speerpunt van het jaar is. In dat geval dien je rekening te houden met de het onderdeel ‘prijs’ in het afdelingsplan. Anderzijds grijpen werknemers dit moment misschien aan om hun ideeën te laten blijken. Iets waar je zelf nog geen rekening mee had gehouden. Dit tussenmoment zal van grote waarde zijn voor het vervolg.

Stappenplan

De visie, de missie en de waarden van de afdeling heb je ongetwijfeld al in je hoofd zitten en meerdere keren uitgesproken, maar schrijf ze na de brainstormsessie ook eens op. Je hebt deze pijlers al gebruikt bij het doorlopen van voorgaande stappen. Maar bij het volgende stappenplan moet je het als leidraad gebruiken.

• Bepaal het dienstverleningsmodel: wat zijn de essentiële elementen?
• Bepaal het managementmodel: dit wordt de steunpilaar van de afdeling.
• Bepaal de streefcijfers: met de doelstellingen bevorder je de effectiviteit van de nieuwe divisie.
• Bepaal het SMART-principe: een managementbegrip voor het opstellen en controleren van doelstellingen (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden).
• Breng het bedrijfsproces in kaart: hiervoor kun je de zogeheten BPMN-specificaties (Business Process Model and Notation) voor gebruiken.
• Simuleer en optimaliseer het bedrijfsproces: ga op zoek naar potentiële knelpunten, personeelsoptimalisatie en procestijd. 
• Leg de definitieve bedrijfsprocessen en richtlijnen van de afdeling vast: zorg ervoor dat ze eenvoudig te lezen zijn.
• Stel een personeelstrainingshandleiding op: door eisen op te stellen, creëer je duidelijkheid wat werknemers moeten doen voor training en promotie.
• Stel de afdelingshandleiding samen: nu weet iedereen wat er verlangd wordt.

Vooruit

Je hebt nu zoveel mogelijk zekerheid voor je nieuwe afdeling ingebouwd. Het aanpassen en updaten van voorgaande stappen zorgt voor nog betere resultaten. Niet ieder punt zal even makkelijk en snel gaan, dus ga niet overhaasten. Gebruik ook de hulp van anderen en las eventueel meer brainstormsessies in. Een afdelingsmanager die vaker een divisie opzette inhuren behoort daarbij tot de mogelijkheden. Het proces naar een nieuwe afdeling zal immers een langere tijd in beslag nemen. 

Wellicht dat je tijdens het opstellen van sommige richtlijnen andere stappen al kunt uitvoeren. Denk daarbij aan het plaatsen van vacatures voor nieuwe posities die ontstaan, waar de deadline pas over een maand verloopt. Dan heb jij ook meer zicht op wat je nu eigenlijk van de extra werknemer verlangt. Misschien loopt je al met perfecte ideeën in je hoofd. Jouw nieuwe afdeling heeft een open kantoorruimte nodig omdat je een salesteam verwelkomt? Dan kun je al een plek op het kantoor en bureaus uitkiezen. Door actie te ondernemen zul je over een aantal maanden tevreden terugkijken op het proces. 

 

afbeelding van Berry Zwets
Door: Berry Zwets

Berry Zwets | Redacteur

Bekijk alle artikelen van Berry