Administratieve rompslomp, wat doe je er aan?

Het bijhouden van administratie blijkt voor ondernemers de meest tijdrovende klus te zijn naast de core business. Dit geeft 44 procent aan in onderzoek dat is uitgevoerd in opdracht van Teamleader onder 251 Nederlandse ondernemers in het MKB. Ook planning en netwerken halen de top drie. Neventaken horen er als ondernemer nu eenmaal bij. Maar een taak als administratie, die je liever kwijt dan rijk bent (45 procent, kun je wél tot minimale tijd en moeite beperken. Met deze tips word je in elk geval vast op weg geholpen.

Omarm boekhouden in de cloud

Wie kent het niet? Eindeloos ordners doorspitten op zoek naar het juiste factuur. Tóch nog een opdracht vergeten door te geven aan de belastingdienst of een opdrachtbevestiging die verloren is gegaan in een stapel papieren. Bij gebruik van een clouddienst kun je gegevens en bestanden online opslaan, zodat je er altijd en overal in kunt werken en bestanden kunt inzien. Ook terugzoeken wordt zo een stuk makkelijker. Boekhouden in de cloud biedt dus een mooie uitkomst, maar wordt nog lang niet door iedere ondernemer gebruikt.

Plannen, plannen, plannen

Veel administratie zie je van tevoren aankomen. Dit betekent dat je er ruimte voor kunt reserveren in je planning. Hoe eerder je er mee start, hoe beter. Daarnaast moet je waken dat papierwerk niet blijft liggen en de stapel alsmaar groter wordt. Moeilijke, tijdrovende taken uitstellen is iets dat velen neigen te doen. Direct dingen uitwerken zorgt ervoor dat het niet in je achterhoofd blijft hangen en keer op keer de kop op steekt in je gedachten. 

Bewaar waar nodig, maar gooi vooral weg

De fiscale bewaarplicht voor bedrijven en zelfstandigen is, zoals je waarschijnlijk al weet, zeven jaar. Het gaat hierbij om de basisgegevens van je administratie, bijvoorbeeld debiteuren-, crediteuren-, voorraad- en loonadministratie. Het gevaar is dat je hierin doorslaat. Mensen houden van bewaren, waardoor allerlei zaken in vergeten lades en kasten terechtkomen. Zo veel mogelijk zaken, die ouder zijn dan zeven jaar, weggooien geeft rust in je kast én in je hoofd.

Ontspan!

Afleiding tijdens het doen van belangrijke administratie is funest. Zorg er dus voor dat je niet gestoord kunt worden. Maar rust ook goed uit en zorg dus dat je scherp bent. Zo maak je minder fouten en heb je jouw administratieve zaken altijd netjes op orde. Las voldoende pauzes in en maak voldoende tijd voor ontspanning naast je werk. Op die manier werk je uiteindelijk het meest efficiënt: snel én foutloos.

Zorgvuldig omgaan met administratie levert profijt op. Soms zorgt het zelfs voor de nodige fiscale voordelen. Door zaken direct op te pakken en deze met rust en focus te voltooien, voorkom je chaos in je hoofd én een grote papierwinkel. Administratieve rompslomp, je doet er niks aan. Laat deze vier tips er in ieder geval voor zorgen dat het je zo min mogelijk tijd en moeite kost, zodat de focus op jouw core business blijft liggen. Dat is ten slotte wat je het liefste doet.