Boekhoudprogramma kopen? Ontdek de juiste voor je boekhouding

Redactie Baaz
Wil je een boekhoudprogramma kopen? Dan moet je goed uitkijken wat voor soort programma je kiest. De ene boekhoudsoftware is namelijk de andere niet. En veel hangt af van hoe je de administratie wilt voeren. Wij zetten een paar kooptips voor het aanschaffen van een boekhoudprogramma op een rij.

Traditioneel boekhoudprogramma kopen

Vroeger kocht je een boekhoudprogramma, kreeg je een grote doos mee en installeerde je het programma thuis op je computer. Dat veranderde van floppies naar cd-roms. Vervolgens werd het een boekhoudprogramma als bestand dat je kon downloaden van de website van een boekhoudsoftwareleverancier. Dat een boekhoudprogramma kopen een event op zich was, kun je wel stellen. Zo’n boekhoudpakket staat dan ook uitsluitend op jouw computer, handig als internet eruit ligt. Maar het heeft ook flink wat nadelen.

Zo stond je data alleen op die ene computer. Brand, diefstal, het gevreesde blue screen of death (BSoD), kids die per ongeluk virussen installeren, harddisks die de geest geven net als je een maand of langer geen back-up had gemaakt. En wat te denken van betaalde upgrades of support? Dat onderdeel van een boekhoudprogramma kopen wordt nog wel eens vergeten.

Online boekhoudprogramma's hoef je niet te kopen

Sterker nog, die hoef je niet eens te installeren. Met een online boekhoudprogramma log je in op een website en klaar. Je kunt nu overal bij je boekhouding. Je werkt altijd met de laatste versie tegen een vast bedrag per periode, meestal een maand of jaar. Verder hoef je je geen zorgen te maken om betaalde support of updates en is je data veilig opgeslagen in speciale, zwaarbeveiligde locaties. Met dit online boekhoudprogramma verstuur je zo goed als automatisch kloppende facturen, ontvang je een seintje als facturen te lang openstaan en doe je met één druk op de knop een herinnering de deur uit. Ook betalingen en transacties uitwisselen gaat, afhankelijk van je bank, vanzelf dankzij de koppeling met je bankrekening.

In tegenstelling tot een boekhoudprogramma dat je moest kopen, maakt een online boekhoudprogramma alle lijntjes nog korter. Al je relevante bedrijfs- en klantengegevens staan veilig bij elkaar online. Je bekijkt ze op je laptop, tablet of smartphone, wanneer je maar wilt en waar je ook bent. Zo heb je altijd al je relevante bedrijfsgegevens bij de hand en kent iedereen de laatste cijfers: 24 uur per dag, 7 dagen per week. Ook je accountant werkt liever met een online boekhoudprogramma. Dan kunnen jullie onderling taken uitwisselen. Jij fotografeert alleen de bonnen, de accountant doet de rest. Of jij doet alles zelf en de accountant controleert.

Het is allemaal mogelijk met het online boekhoudprogramma. Koop je dan bijvoorbeeld een laptop van de zaak, dan check je ter plekke of het kan qua werkkapitaal.

Meer inzicht in je bedrijf en financiën

Een boekhoudprogramma kopen heeft dus ook effect op hoe makkelijk je voortaan werkt. En je hebt zelf een beeld hoe de zaken er nu voor staan via handige dashboards. Dat is mooi, maar je kunt meer met die cijfers. Met de juiste boekhoudsoftware weet je ook wat je meest winstgevende producten zijn. En aan welke klanten je het meest verdient.

Een handige koppeling met je CRM

Bij een gekocht boekhoudprogramma kreeg je niet zomaar een gratis CRM-pakket. Een online boekhoudprogramma heeft dat wel. De betere komen inclusief koppeling met het KvK, zodat je de gegevens van (Nederlandse) prospects en klanten niet meer helemaal zelf hoeft in te voeren. Is de klant verhuisd? Met één adreswijziging gaan alle facturen automatisch naar het nieuwe adres, ook de herinneringen. Neemt een accountmanager een paar klanten over van een collega? Alle relevante informatie staat centraal opgeslagen, helemaal up-to-date. Stel je voor: voor een meeting snel nog even de laatste betalingen checken terwijl je bij de receptie staat. Kun je meteen even kijken hoe je nieuwe contactpersoon ook alweer heet. Heel attent!

Meer weten over een online boekhoudprogramma als Exact? Ontdek hoe je makkelijker kunt ondernemen.

afbeelding van Redactie Baaz

Redactie Baaz | Redactie

Bekijk alle artikelen van Redactie