Tien tekenen dat het tijd wordt voor de grote zomerschoonmaak

Maar misschien komt dit je ook bekend voor: op een dag open je je smartphone of laptop en word je gillend gek van die 1.001 losse tools, apps, mapjes en spreadsheets - met alle bijbehorende inlognamen, wachtwoorden en oncontroleerbaar versiebeheer is het een disaster waiting to happen. Er zijn eigenlijk te veel losse systemen en bestanden in omloop en iedereen gebruikt weer iets anders.

De zomermaanden zijn uitermate geschikt om de Marie Kondo-methode toe te passen op alle losse tools, apps, systemen en documenten die er in je organisatie in omloop zijn. Kondo werd beroemd met haar simpele maar effectieve manier om overbodige rotzooi uit je leven te bannen; niet door op te ruimen (want dat betekent vaak alleen maar dat je iets opbergt in dozen), maar door overbodige dingen écht uit de weg te ruimen en de boel in één keer te reorganiseren.

Tien tekenen

Hoe herken je nu of je bedrijf inderdaad toe is aan de grote zomerschoonmaak?

1. De maand- en jaarafsluiting vindt plaats in Excel
2. Medewerkers hebben zelf geen inzicht in hun vakantiedagen en moeten elke keer naar P&O stappen als ze vrij willen vragen
3. De contactgegevens van klanten en prospects worden in verschillende systemen losstaand van elkaar bijgehouden
4. Interne communicatie vindt plaats via Slack, WhatsApp of andere gratis tools, waardoor oude maar belangrijke berichten naar verloop van tijd automatisch worden verwijderd
5. De HR-afdeling archiveert belangrijke schriftelijke communicatie handmatig
6. Rapportages worden gemaakt in spreadsheets met alle foute formules van dien
7. Het handmatig overtypen van data (van offerte naar factuur bijvoorbeeld) levert regelmatig fouten op
8. Er zijn meerdere tools in omloop voor projectmanagement en to-do-lijstjes, zoals Wunderlist, Trello, Evernote en One Note
9. Bedrijfsgevoelige data staan in onbeschermde online omgevingen zoals persoonlijke Dropboxes en Google Drives
10. Salarisstroken en personeelsdossiers zitten in twee verschillende systemen

Als je minimaal drie van de bovenstaande fenomenen herkent binnen je eigen organisatie, dan wordt het tijd om deze zomer een grote schoonmaak te gaan houden. Het gebruik van veel verschillende apps en systemen is niet alleen inefficiënt op een gegeven moment, het zorgt er ook voor dat je te weinig inzicht hebt in bedrijf kritische data. En dat is met alle technologische mogelijkheden van nu niet meer nodig en zelfs gevaarlijk.

Overbodige meuk

Zo’n zomerschoonmaak is net als een echte schoonmaak. Je moet even een drempel over voordat je echt gaat beginnen, maar als je overbodige meuk de deur uit doet, dan kan dat heel bevrijdend voelen. Volgens opruimgoeroe Marie Kondo moet je eerst bedenken wat je einddoel is (waarom wil je überhaupt opruimen?) voordat je toekomt aan stap twee: wegdoen wat je echt niet meer nodig hebt. 

De kans is daarbij groot dat je een deel van je oude systemen zult gaan vervangen door professionele software op het gebied van finance, HR, projectmanagement en interne communicatie. Dat is een logische stap in de groeifase van elke onderneming. 

En waar je een schoonmaak begint op de plek waar het vuil zich de afgelopen weken het meeste heeft opgehoopt, begin je de zomerschoonmaak van je systemen daar waar de grootste inefficiënties zitten en dus de grootste pijn. Dat kan het professionaliseren van HR-systemen zijn, zodat de HR-manager handmatige handelingen kan verruilen voor inzicht en advies, of het professionaliseren van de facturatie als blijkt dat daar veel fouten worden gemaakt of facturen niet worden verzonden wegens een gebrek aan (centraal) overzicht. 

Het schoonmaken van je bureaublad betekent dus vaak dat de processen in de organisatie mee zullen moeten veranderen – dat is inherent aan het idee dat je oude zaken écht wegdoet en alles opnieuw inricht. Net zoals Marie Kondo adviseert, dus.