Hoe een formulieren management systeem als Formdesk je helpt bij eventregistratie en afhandeling

De VU heeft de volledige vrijheid om een eigen formulier op te stellen, vorm te geven en intelligentie in te bouwen. Het formulier staat bij een formulieren management systeem tenslotte centraal. Formdesk biedt echter voor de overige event-gelieerde zaken ook zeer functionele mogelijkheden.

Zo wordt de uitnodiging met Formdesk - de lijst met genodigden worden geïmporteerd – verstuurd. Als het een vrij aan te melden evenement betreft wordt gecontroleerd of het evenement of een bepaald deel daarvan nog wel beschikbaar is. De online betalingsmogelijkheid wordt gebruikt zodat men bij de inschrijving direct een vast of berekend bedrag moet afrekenen waarna men bij een succesvolle betaling een bevestiging per e-mail ontvangt.

Dit e-mailbericht bevat weer een barcode die men moet tonen bij de ingang. Deze wordt gescand door de zogenaamde scanstudenten die daarvoor eenvoudig hun eigen mobiele telefoon gebruiken. Ze maken hiervoor gebruik van de Formdesk scanner-app. Zodra iemand gescand is wordt de datum en tijd geregistreerd bij de betreffende invoer van het formulier in de Formdesk-database en is de barcode verzilverd en niet meer te gebruiken.

Na afloop van het evenement stuurt de VU de mensen die aanwezig waren nog een uitnodiging voor het invullen van een evaluatieformulier, eveneens een Formdesk-formulier.

Puntsgewijs is het volgende met Formdesk geregeld:

1. De inschrijving
2. De beschikbaarheidscontrole
3. De betaling
4. Toegangscontrole
5. Presentieregistratie met datum en tijd
6. De evaluatie

Scanner-app

De scanner-app moet gegevens controleren en updaten in de Formdeskdatabase. Een internetverbinding is wel een vereiste. Hoewel de VU voor grote events ook Formdesk inzet, gebruikt men aparte hardwarescanners indien er sprake is van een korte inlooptijd waar honderden mensen binnen zeer korte tijd naar binnen willen en snelheid dus van cruciaal belang is. Nadeel is natuurlijk wel dat de registratie niet meer direct in de Formdesk-database plaatsvindt.

Er zijn overigens voor events nog veel meer functies te bedenken die de VU in de toekomst wil gebruiken, zoals direct na het scannen een SMS-bericht ontvangen indien het een VIP betreft of door de bezoeker na het scannen een SMS-bericht te sturen met daarin de zaal waar de bezoeker moet zijn. Er zijn eventsystemen die het aangewezen product zullen zijn bij grote evenementen, maar een formulieren management systeem als Formdesk kan een laagdrempeliger, goedkoper en sneller alternatief zijn.

En, hoe bevalt het de VU?

Waarom past de oplossing van Formdesk bij de universiteit? Rudie Jaspers van de afdeling Communicatie & Marketing VU: 'Het werkt heel intuïtief, je hoeft geen programmeur te zijn om een formulier te maken. Verder is het systeem web-based en daarmee altijd en overal te benaderen en werkt de Formdesk-helpdesk erg goed.'

Wat zijn de grootste voordelen in gebruik? 'We kunnen online betalen aanbieden, er zijn regelmatig cursussen, congressen en symposia waar bezoekers voor moeten betalen. Ook kunnen we bezoekers registreren middels het scannen van de barcode. Er kunnen processen aan worden verbonden. Zo hebben we een aanmeldformulier voor scholenbezoeken waarmee decanen van middelbare scholen de VU kunnen uitnodigen om te komen met presentaties of een stand op een markt.

Na het invullen komt er een proces op gang. Coördinatoren krijgen automatisch e-mails en de gegevens gaan via een webhook naar een systeem waarmee voorlichters kunnen worden ingeschakeld', legt Rudie uit. 'Ook mooi is het tot slot dat de vormgeving helemaal aan te passen is en een Excel-bestand downloaden erg eenvoudig is.'