CSI op kantoor: ben jij slachtoffer van meetnapping?

Volgens een studie uit 2014 van Bain & Company over Timemanagement besteden organisaties bijna een vijfde van hun tijd aan meetings. Bedrijvige ceo's vergaderen vaak meer dan twee volle werkdagen per week en hun medewerkers besteden er bijgevolg duizenden uren per jaar aan. Dat is erg veel tijd. Maar zijn dit ook allemaal nuttige meetings? Of zijn werknemers vaak het slachtoffer van meetnapping?

Wat is meetnapping?

Misschien ben je er nog niet meteen vertrouwd mee, maar meetnapping is eigenlijk een moderne naam voor een klassiek fenomeen. We spreken over meetnappingwanneer werknemers gegijzeld worden in meetings waar zijzelf noch de organisatie baat bij hebben, die vaak uitlopen of plots over thema’s gaan waar ze niet bij betrokken zijn. Niet erg als dat slechts af en toe gebeurt, maar het wordt problematisch als zulke vergaderingen schering en inslag zijn. Want time is natuurlijk nog steeds money!

Vergaderen kost geld

Begrijp ons niet verkeerd: meetings zijn een noodzaak, maar nogmaals geldt de gouden regel dat overdaad schaadt. Marketingbureau LBi ontwikkelde daarom de mobiele applicatie ‘Cost of Meeting App’, waarmee je de kosten berekent van een vergadering. Je geeft in de app aan hoeveel personen de meeting zullen bijwonen en wat hun uurloon is. Vervolgens berekent de app hoeveel die meeting jouw onderneming precies kost. Handig, toch?

Verander je bedrijfscultuur

Tips rond timemanagement draaien vaak om individuele acties – houd alleen relevante meetings, bepaal je prioriteiten, manage je mailbox. Maar die adviezen gaan soms lijnrecht in tegen de bedrijfscultuur van jouw onderneming: negeer je mails en meeting invites, dan loop je het risico van je collega’s te vervreemden, of zelfs je baas. Volgens Michael Mankins van Bain & Company hanteren innovatieve, toekomstgerichte bedrijven daarom een cultuur waarbij met tijd even bedachtzaam wordt omgesprongen als met kapitaal.

Schuldig aan meetnapping?

1.Te veel koks bederven de brij
Een (goede) vergadering beoordeel je niet op het aantal aanwezigen. Als je alleen medewerkers uitnodigt die rechtstreeks bij het beslissingsproces betrokken zijn, verlies je minder tijd en verloopt de vergadering vlotter en efficiënter.

2. Aanwezig tegen beter weten in
Als je slechts vaag geïnteresseerd bent in het onderwerp dat behandeld wordt, laat je deze vergadering beter aan je voorbijgaan.

3. De eeuwige toeschouwer 
Wanneer maar vijftien minuten van een lange vergadering voor jou belangrijk zijn, heeft het weinig zin om de hele tijd uit te zitten.

Wat heb je nodig voor een goede meeting?

1.Een agenda
De voorbereiding eindigt niet wanneer je de aanwezigen hebt uitgenodigd. Elke vergadering heeft een agenda nodig met duidelijk geformuleerde doelen en potentiële vragen. Is het de moeite niet om een agenda op te stellen voor die specifieke meeting? Dan kun je je vragen stellen bij het nut van die meeting. En bewaar de agendapunten van de meeting in je CRM, waar ze steeds door alle aanwezigen geraadpleegd kunnen worden.

2.Een moderator
Elke meeting heeft een moderator nodig die de tijd in het oog houdt, zodat elk agendapunt voldoende aandacht krijgt. Een goede moderator motiveert elke deelnemer om een constructieve en positieve bijdrage te leveren. Deze moderator zal ook moeten ingrijpen waar nodig, zodat de vergadering niet vervalt in een eindeloze discussie.

3. Een actieplan
Sluit de vergadering af met een concreet actieplan en zorg ervoor dat iedereen de volgende stappen kent. Met een CRM kun je eenvoudig rapporten van vergaderingen bewaren, zodat alle aanwezigen ze later makkelijk kunnen herbekijken.

Elimineer overbodige meetings met Teamleader

Met een goede CRM weet je meteen waar je collega’s mee bezig zijn. Omdat je steeds over dezelfde gegevens beschikt, moet je niet dagelijks vergaderen om te weten welke klant je collega die dag contacteerde en wat er gezegd werd. En nog belangrijker, die informatie bekijk je waar en wanneer je maar wilt! Je hoeft niet langer te schipperen om voor tien personen het geschikte vergadermoment te vinden. Probeer Teamleader gratis uit voor veertien dagen!