7 tips voor een effectieve start van de dag

Methodieken zoals Lean Six Sigma bieden frameworks waarmee organisaties op een gestructureerde manier werkprocessen continu kunnen verbeteren. Om op korte termijn te verbeteren is kort-cyclische sturing nodig: dagelijks en wekelijks. Een structuur die Lean verankert in de dagelijkse werkwijze van organisaties is de dagstart, een essentieel deel van het operationele management.

De dagstart is een korte vergadering die teamleden inzicht geeft in hun werk, het proces en de prestaties. Het team bespreekt de vorige dag en de planning, werkverdeling en doelen voor de aankomende dag. Door successen en knelpunten met elkaar te delen wordt het dagelijkse werk makkelijker. De dagstart legt de focus binnen het team op verbeteringen; het onmisbare basis-ingrediënt voor organisaties die streven naar een Lean-cultuur.

Uit een gefocuste, strak geleide dagstart kan elke organisatie voordeel halen. Hieronder 7 tips voor een succesvolle dagstart:
 

1. Stel heldere doelstelling

Creëer structuur door één of twee doelstellingen te koppelen aan een hoger liggend doel die de organisatie wil realiseren. De doelstellingen zorgen voor richting en uitdaging. Werk de doelstellingen dagelijks bij zodat iedereen kan zien of er sinds gisteren vooruitgang is geboekt.
 

2. Neem een actieve houding aan

Wanneer je staand vergaderd heb je een actieve houding en laat je meer non-verbale communicatie zien. Gebruik een flipboard of whiteboard om doelstellingen en belangrijke notities op te schrijvorks waarmee organisaties op een gestructureerde manier werkprocessen continu kunnen verbeteren. Om op korte termijn te verbeteren is kort-cyclische sturing nodig: dagelijks en wekelijks. Een structuur die Lean verankert in de dagelijkse werkwijze van organisaties is de dagstart, een essentieel deel van het operationele management.
 
De dagstart is een korte vergadering die teamleden inzicht geeft in hun werk, het proces en de prestaties. Het team bespreekt de vorige dag en de planning, werkverdeling en doelen voor de aankomende dag. Door successen en knelpunten met elkaar te delen wordt het dagelijkse werk makkelijker. De dagstart legt de focus binnen het team op verbeteringen; het onmisbare basis-ingrediënt voor organisaties die streven naar een Lean-cultuur.
 en zodat informatie beter blijft hangen.
 

3. Houdt de dagstart kort en bondig.

Langdradige vergaderingen zijn improductief en onnodig. Beperk de dagstart tot tien of vijftien minuten en bespreek alleen urgente zaken die een bijdrage leveren aan één van de twee doelstellingen. Houdt het team klein, tot maximaal acht personen, zodat elke medewerker aan bod komt en de dagstart tijdig kan worden.
 

4. Behoud een vast ritme

Begin en eindig de dagstart op tijd en zorg voor continuïteit zodat de dagstart een gewoonte wordt. Rouleer de rol van de voorzitter zodat de dagstart ook plaats kan vinden in afwezigheid van de teamleider. Maak gebruik van hulpmiddelen zoals Skype zodat medewerkers ook vanuit hun thuiskantoor of andere werklocaties de dagstart kunnen bijwonen.
 

5. Reken medewerkers niet af

Het doel is om de processen te controleren, niet de medewerkers. Reken een medewerker daarom niet af wanneer hij een geplande activiteit niet heeft kunnen afronden. Zoek juist naar de belemmeringen waar hij tegen aanloopt en werk samen naar een oplossing om het proces te verbeteren.
 

6. Geef feedback

Geef feedback, door vergaderingen te filmen bijvoorbeeld. Het is de beste manier om de non verbale houding van medewerkers bespreekbaar te maken. Hoe geïnteresseerd staan voorzitters erbij, als collega’s hun punt maken. Luisteren ze goed? En houden ze hun oordeel wel voor zich? 
​

7. Organiseer dagstarts op verschillende niveaus van de organisatie.

Het motiveert als vragen of ideeën van een overleg snel worden ingebracht op een hoger beslisniveau. Teamleiders van de dagstart op de werkvloer kunnen aansluitend in overleg gaan met afdelingsleiders. Kort daarna gaan zij weer in overleg met het managementteam. Zo krijgen medewerkers op de werkvloer snel feedback op vragen, problemen of ideeën.
 
Op zoek naar meer praktische voorbeelden en toepassingen van Lean? Download nu gratis Pitstop, een inspiratieboek van UNC Plus Delta over de organisaties waar zij gewerkt hebben.