Case: Papierziekte

Een compleet archief inscannen? Je moet haast wel gek zijn. Grote aantallen documenten zijn de voornaamste reden om digitaal documentmanagement maar te laten voor wat het is en op de oude manier verder te werken. Dat dat niet terecht is, blijkt uit de succesvolle aanpak van ziekenhuis Nij Smellinghe in Drachten, die al snel tot mooie resultaten leidde.

"Onze dossiers zijn nu overal direct in te zien"

Wim Loman, Ict-manager, Ziekenhuis Nij Smellinghe

Dit moderne ziekenhuis koos er vorig jaar voor om samen met printerfabrikant Lexmark hun papierziekte aan te pakken en orde op zaken te stellen. “Ons doel was het inscannen van al onze poliklinische dossiers”, vertelt Wim Loman, ict-manager bij Nij Smellinghe. “De problematiek waarvoor we ons gesteld zagen was tweeledig. Enerzijds betekende het dat we deze digitale dossiers ook op een efficiënte manier moesten voorzien van allerlei externe documenten, zoals bijvoorbeeld brieven van huisartsen en andere relevante informatie. Anderzijds was het de vraag hoe we konden realiseren dat we al die informatie weer snel konden terugvinden.”

Vrijwel iedere organisatie ziet zijn informatiestroom jaarlijks toenemen. Het niet snel genoeg kunnen vinden van documenten, of zelfs het zoekraken van belangrijke gegevens, kan leiden tot het verliezen van orders en imagoschade. Voor wie orde op zaken wil stellen, zijn digitaliseren en documentmanagement veelgehoorde sleutelwoorden, maar ook holle containerbegrippen. Menige hardwareverkoper beargumenteert zijn verkoopadvies rond een printer- en scannercombinatie met een mooie preek rond de ultieme ‘toverdoos’ waarmee het allemaal kinderspel zou zijn. Zonder hardware is documentmanagement weliswaar niet mogelijk, maar zonder een goede aanpak is investeren in welk apparaat dan ook volslagen zinloos. Het vraagt om een nieuwe manier van werken, goede afspraken, discipline en gewenning. Toch is het onverstandig om bestaande bedrijfsprocessen daarvoor al te zeer op hun kop te zetten, zo leert de praktijk.

Eenvoud voor alles
“Na een uitvoerige inventarisatie van onze bedrijfsprocessen besloten we te kiezen voor de aanpak, software en hardware van Lexmark”, gaat Loman verder. “Deze bestaat uit een compact systeem met aanraakscherm welke waarop knoppen zijn gedefinieerd die het zeer eenvoudig maken om documenten te scannen én vooral om ze te routeren naar het juiste dossier.”

Voor ieder type document is een aparte knop aan te maken. Daarbij zijn het steeds alleen knoppen die voor een bepaalde afdeling van het ziekenhuis relevant zijn, zodat het aantal knoppen steeds tot een minimum beperkt blijft. Na de juiste knop te hebben aangeraakt volgt het intoetsen van het patiëntennummer. Hierna wordt het document gescand en komt het automatisch in het juiste dossier terecht. Om het routeren naar de juiste plek nog eenvoudiger te maken, gaat het ziekenhuis met barcodes werken, die op de documenten zijn geprint. Daar is inmiddels een begin mee gemaakt.

Nieuwe documenten eerst
Met de toenemende documentenstroom gaat er in het bedrijfsleven onnodig veel tijd verloren met het zoeken naar informatie die intern aanwezig is, zo blijkt uit allerlei onderzoeken. “Het probleem is vaak dat informatie niet op alle locaties binnen en buiten een vestiging voor iedereen toegankelijk is. Bijvoorbeeld doordat gebruikers informatie in eigen mapjes opslaan, maar ook doordat er meerdere versies van een document bestaan waardoor men vaak niet over de geactualiseerde versie beschikt.” Aan het woord is Alrik van Kuijk, Marketing Manager bij Decos, een specialist op het gebied van documentmanagement.

Ook inzage in de contacten die anderen binnen een organisatie met klanten hebben, is mogelijk door e-mail centraal op te slaan in een documentmanagementsysteem. “Bedenk in ieder geval voor je ergens aan begint goed welke informatie je wilt scannen en opslaan in een geïntegreerd systeem en wat er mee moet gebeuren. Ook raden we aan niet meteen met terugwerkende kracht te beginnen met inscannen. Beter is het om voorlopig alleen nieuwe documenten die binnenkomen te verwerken. Daarom is het goed eerst procedures in het leven te roepen om vast te stellen welke documenten bewaard moeten blijven”, aldus Van Kuijk.

Omdat er met het in gebruik nemen van een documentmanagementsysteem een andere manier van werken ontstaat, is het volgens Van Kuijk belangrijk om medewerkers die daarmee te maken krijgen er vroeg bij te betrekken. “Voer niet alles in een keer uit maar gefaseerd en weet medewerkers vooral te tonen wat de noodzaak is van een dergelijk systeem. Zien zij zelf eenmaal de voordelen, dan zal niemand meer tegenstribbelen.”

^{"De vraag was hoe we informatie snel konden terugvinden."}

Papierbulk
Terug naar ziekenhuis Nij Smellinghe. Na in april 2007 met dit systeem te zijn begonnen, waarbij het bulkscannen werd uitbesteed, zaten er vijf maanden later maar liefst 100.000 poliklinische dossiers in het documentmanagementsysteem van Nij Smellinghe. Op dit moment is het aantal al opgelopen tot 175.000. Verantwoordelijk voor het actueel houden van dit digitale archief is de centrale applicatiebeheerder van het ziekenhuis. In overleg met de gebruikers die het systeem moeten raadplegen en voeden met informatie zijn er duidelijke procedures opgesteld. Alle ingescande documenten blijven, veelal vanwege regelgeving, overigens wel bewaard.

Het resultaat mag er zijn. Wie in een ziekenhuis wel eens een blik over een afdelingbalie heeft geworpen is misschien de stapels dossiers opgevallen die voor de artsen klaarliggen. Om die dossiers daar op tijd te krijgen is een compleet logistiek proces nodig met karretjes en archiefmedewerkers die de mappen dag in dag uit heen en weer brengen. Dat is in Drachten voorbij: alle dossiers zijn nu vanaf elke gewenste plek in te zien. “Dat heeft het voordeel dat dossiers ook altijd beschikbaar zijn en er geen wachttijd is omdat een bepaald dossier al door een ander personeelslid wordt geraadpleegd. Daarmee besparen we enorm veel tijd en kosten, gebruiken we minder papier en hebben we ook minder archiefruimte nodig om alles op te bergen”, aldus Loman.

Multifunctionals
Multifunctionals (MFP’s) kunnen behalve printen ook scannen, faxen en vaak ook e-mailen of toegang geven tot het netwerk. Het zijn belangrijke schakels bij het beheer en managen van documenten. Gebruikers van MFP’s van het merk Ricoh kunnen daartoe DigiDocFlow aanschaffen. Hiermee toveren gebruikers ingescande documenten om naar het zeer gangbare PDF-formaat. Deze PDF’s zijn doorzoekbaar en kunt u bijvoorbeeld ook aan een klantenkaart hangen.

“Na alles te hebben ingescand, hoeven gebruikers vanwege regelgeving in principe alleen officiële documenten met handtekeningen te bewaren, dat scheelt al snel flink wat archiefruimte”, zegt Mark den Hartog van Ricoh Nederland. “Is alles eenmaal digitaal, dan is het wel van belang om regelmatig back-ups te maken en daarvoor goede procedures op te stellen.

Een andere bekende fabrikant is Lexmark. Lexmark verkoopt uiteraard graag veel hardware, maar ook hier benadrukt men vooral eerst te kijken naar de rol die een apparaat kan spelen om het uiteindelijke doel te bereiken en daarna pas over de aanschaf na te denken. “Belangrijk is om allereerst een duidelijk beeld te hebben van de eigen bedrijfsprocessen om vervolgens de doelstellingen te kunnen definiëren. Pas dan kun je kijken wat je daadwerkelijk nodig hebt en sta je halverwege het traject niet voor verrassingen”, zegt Danny Molhoek, Country Manager Benelux bij Lexmark. Daarna is het volgens Molhoek een uitdaging om doelstellingen te halen zonder bedrijfsprocessen al teveel te verstoren. “Het is verstandig om ook daar experts bij te betrekken.” Zoals ook diverse andere fabrikanten doen, kan Lexmark klanten begeleiden bij het analyseren van de behoefte, het maken van een keuzes, de implementatie en het opleiden en begeleiden van medewerkers. In de praktijk komt men dan vaak tot de ontdekking dat er zeker ten aanzien van de efficiency nog veel te winnen valt.

Genezen
Het snel beschikbaar hebben van dossiers was voor het ziekenhuis van Drachten de voornaamste reden om te gaan digitaliseren, maar een ander groot voordeel is dat dossierinformatie in principe te koppelen is aan allerlei andere informatie binnen het ziekenhuis. “Klinische documenten zitten op dit moment nog niet in ons systeem omdat er daarvoor nog te weinig werkplekken zijn. Deze zullen we in een later stadium digitaliseren.”

Digitaliseren heeft meer voordelen, die voor elk bedrijf gelden. Een document dat makkelijk te vinden is, zal ook vaker worden geraadpleegd en het aardige is dat zoekopdrachten soms nuttige verbanden zichtbaar maken die anders niemand zou opmerken. Wie weet heeft die ‘nieuwe’ klant vijf jaar terug onder een ander afdelingshoofd ook al eens een bestelling geplaatst.
Loman kijkt tevreden terug op “de nieuwe manier van werken”. “Het was voor het personeel wel even vreemd, maar gewenning trad al snel op en iedereen ervaart inmiddels zelf de voordelen.” Aan anderen die voor een dergelijk documentmanagementsysteem kiezen, wil Loman graag het advies meegeven om vooral te zorgen dat het proces aan de voorkant goed georganiseerd is. “Je moet vooraf goed weten hoe je wilt gaan werken en wat je wil bereiken.”